1. Montrer aux équipes les raisons pour lesquelles elles devraient changer. Pour accélérer l’adoption, vous devez expliquer aux employés les avantages de la nouvelle technologie par rapport à ce qui est utilisé en ce moment. Beaucoup d’employés ne s’intéresseront pas aux extraordinaires nouvelles fonctions : ils se demanderont plutôt de quelle façon la technologie facilitera leur vie.
Par exemple, les nouveaux systèmes de conférence offriront-ils aux employés l’occasion de travailler de la maison et de participer à des réunions à distance? Le nouveau logiciel réduira-t-il le nombre d’étapes requises pour effectuer une tâche, réduisant ainsi le temps et les difficultés de celle-ci? Plus vous vous concentrez sur les avantages que procurera la technologie aux autres, plus vous allez améliorer vos taux d’adoption.
La « gestion du changement » fait partie des cinq principales compétences professionnelles d’un DSI7.
2. S’allier aux dirigeants et aux employés ayant une influence. Les personnes dotées d’une certaine influence peuvent vous aider à apporter le changement de deux manières : à partir du haut de la pyramide en descendant ou le contraire. Ils détiennent un grand pouvoir lorsque vient le temps de convaincre leurs collègues. Trouvez-vous un promoteur principal pour chaque secteur d’affaires. Ceux-ci pourront vous aider à comprendre les besoins de chaque équipe pour ensuite défendre toute technologie qui rendra leurs procédures plus efficaces. Vous devez également impliquer des employés promoteurs.Trouvez au moins une personne dans chaque équipe qui est enthousiaste par rapport à votre projet. Ces personnes pourront faire l’éloge de votre nouvelle technologie, répondre aux questions et aider les autres à passer outre leurs réserves.
Vos dirigeants et employés promoteurs peuvent aussi vous accompagner dans l’identification de nouveaux secteurs à améliorer. Votre équipe des TI se retrouvera ainsi avec plus d’occasions pour ajouter de la valeur à votre organisation.
3. Former les utilisateurs à l’arrivée de tout nouvel outil ou de toute nouvelle procédure. Avant la mise en œuvre d’une nouvelle technologie, assurez-vous d’avoir un plan de formation autant pour les employés existants que pour les nouveaux employés. Vos employés actuels pourraient avoir besoin d’une formation plus complète, puisqu’ils sont habitués à faire les choses de l’ancienne façon. Ils pourraient donc avoir besoin de voir les preuves que l’adoption de ces nouvelles technologies bonifiera leur productivité et leur environnement de travail.
Vous pouvez offrir une variété de choix de formations, selon la manière préférée d’apprentissage de vos employés. Voici quelques idées :
Des formations en personne dirigée par un conseiller.
Des vidéos et des tutoriels en ligne.
Une base de connaissances et un babillard.
Des séances de dîner-conférence (en webinaire ou en personne).
Des rencontres individuelles avec un superviseur ou un champion interne.
Du soutien additionnel par courriel ou par clavardag.
Assurez-vous de demander à vos fournisseurs s’ils offrent des ensembles de formations, ce qui enlève le poids de l’enseignement des épaules de votre équipe interne.