Ce faisant, vous pouvez minimiser l’implication des TI en choisissant des outils qui sont simples à mettre en place et qui ne demandent pas trop d’entretien. Par exemple, votre nouvelle technologie devrait s’intégrer sans problème à votre infrastructure TI et vos procédures existantes. Cela réduira non seulement le fardeau que porte l’équipe des TI, mais également les bouleversements dans la façon dont les employés aiment travailler.
Vous devriez aussi permettre aux employés de continuer à utiliser leurs outils favoris ou leur donner des outils similaires. Plus les employés connaissent les outils, moins ils sont susceptibles d’appeler le centre d’assistance pour obtenir du soutien.
1. Fournir aux employés un accès de partout et sur demande aux fichiers.
Aujourd’hui, les employés ont besoin de la mobilité de l’information. S’ils ne peuvent pas facilement déplacer leurs informations entre les appareils et les applications, ils passeront par-dessus les TI pour obtenir les outils dont ils besoin pour travailler efficacement. Selon une étude, 98 % des services infonuagiques offerts aux entreprises sont des TI « de l’ombre » (shadow IT).
Gestion du contenu et des documents d’entreprise Donner aux employés un accès sur demande à l’information, de tout appareil ou endroit, est essentiel pour améliorer leur productivité. Les solutions de gestion de contenu et des documents d’entreprise facilitent pour les employés la tâche de trouver ce dont ils ont besoin, lorsqu’ils en ont besoin.
Par exemple, si l’information est enfouie dans des classeurs ou dans des entrepôts à l’extérieur, elle est complètement inutile à moins que quelqu’un puisse la récupérer. Même si vous avez de l’information numérique, vous pouvez quand même avoir de la difficulté à la gérer. Par exemple, vous conservez peut-être vos données dans des applications cloisonnées auxquelles les employés ne peuvent avoir accès à partir de leurs appareils mobiles. La gestion de contenu et des documents d’entreprise numérise vos dossiers et les stocke dans un répertoire central et sécuritaire de données. Les employés peuvent ainsi rapidement trouver les informations, qu’ils utilisent leur ordinateur de bureau ou un appareil mobile.
La numérisation de vos documents papier vous permet également de vous débarrasser de vos gros classeurs et de l’entreposage hors site onéreux. Vos coûts d’exploitation peuvent en être considérablement réduits et vous pouvez économiser de l’espace pour ainsi l’utiliser de meilleure façon afin de faire croître votre entreprise.
Gestion des droits numérique Les employés placent souvent des données confidentielles dans des nuages personnels qui ne respectent pas les normes de sécurité de votre entreprise. La gestion des droits numériques (GDN) vous permet d’appliquer des contrôles d’authentification et d’accès sur vos fichiers afin que vos données restent en sécurité, peu importe où elles se trouvent.
Avec la GDN, vous pouvez protéger vos données alors qu’elles se déplacent dans différents appareils et nuages. Votre solution GDN devrait conserver vos politiques de sécurité, même lorsque les fichiers quittent votre réseau. De cette façon, vous pouvez éviter que des utilisateurs non autorisés consultent ou partagent des documents confidentiels de votre organisation. Votre solution devrait également produire des rapports en temps réel à propos des gens qui accèdent à vos données et vous alerter si une personne tente d’enfreindre une de vos politiques. Idéalement, votre outil GDN ne devrait pas changer l’interface utilisateur. Les employés devraient se rendre compte que vous avez mis en place de nouveaux systèmes de sécurité que lorsqu’ils tentent d’effectuer une action non autorisée.
Automatisation des procédures d’affaires Lorsque vous avez numérisé vos documents et vos données, vous pouvez alors exploiter vos informations.
L’automatisation des procédures d’affaires (APA) intègre l’ensemble de vos employés, technologies et procédures. Cela favorise l’efficacité, vous offre plus de transparence et facilite la conformité des procédures reproductibles. Grâce à l’APA, vous pouvez optimiser vos flux de travaux pour réduire les goulots d’étranglement et rendre votre organisation en entier plus productive. Les erreurs et les tâches répétitives en sont ainsi minimisées, ce qui vous permet d’être plus flexible et d’atteindre vos objectifs d’affaires plus rapidement.
L’APA pourrait exiger que votre équipe des TI passe du temps sur la mise en œuvre et les essais. Cependant, lorsque vous êtes opérationnels, celle-ci réduira le fardeau sur le service des TI. La plupart des procédures d’APA sont conviviales. Vous pouvez également configurer un libreservice et une aide en ligne pour les employés qui ont des questions.
2. Rendre les réunions plus efficaces.
Selon une étude de Regus Canada, 47 % des employés canadiens travaillent à l’extérieur de leur bureau principal la moitié de la semaine ou plus. De ceux-ci, 54 % ont affirmé qu’ils travaillent à distance pour rester productifs lorsqu’ils se rendent à des réunions ou qu’ils en reviennent.
Afin d’aider vos employés à distance à réussir, vous devez leur faciliter l’accès aux fichiers et la collaboration avec les autres. Voici quatre technologies servant à améliorer la collaboration entre les employés sur site et à distance :
Les vidéoconférences Les solutions de vidéoconférence d’aujourd’hui simplifient l’organisation de réunions productives à partir de n’importe quel endroit. Elles améliorent vos communications, vous permettant ainsi de prendre des décisions plus rapidement, d’aller sur le marché plus tôt et de réduire vos frais de déplacement.
Par exemple, vous pouvez planifier une courte conversation vidéo avec un collègue, vous épargnant ainsi un long échange de courriels. Vous pouvez également participer à des réunions plus importantes et collaborer en personne. Au cours des réunions, les participants à distance pourront voir la présentation ainsi que l’image en temps réel de tout le monde dans la salle sans devoir passer d’une fenêtre à l’autre.
Recherchez une solution de vidéoconférence qui n’exige pas une architecture complexe ou une réorganisation complète de vos technologies déjà en place. Cela vous aidera à augmenter la productivité des employés sans toutefois alourdir le fardeau sur votre équipe des TI.
Les tableaux blancs interactifs ou les écrans plats interactifs (IFPD) Les tableaux ont connu une grande évolution. Nous ne sommes plus à l’ère des tableaux noirs. Les tableaux blancs interactifs numériques ou les IFPD encouragent la collaboration directe entre vos employés sur site et ceux qui sont à distance. Par exemple, les participants peuvent écrire directement sur l’écran, enregistrer leurs notes et les partager avec les autres. Les tableaux blancs interactifs comprennent aussi des outils de vidéoconférence qui permettent aux présentateurs et aux participants de se joindre à vos séances à distance.
3. Automatiser la réservation de salles de réunion.
La tâche « simple » de réserver une salle de réunion peut rapidement devenir un supplice lorsque vous avez recours à des procédures manuelles et des systèmes cloisonnés. Par exemple, un employé peut inscrire une réunion à son calendrier, mais oublier de noter la réservation dans une base de données centrale. Quelqu’un peut alors réserver la même salle sans le savoir. Les employés peuvent également réserver des salles qu’ils n’ont même pas l’intention d’utiliser.
Les technologies intelligentes peuvent simplifier vos procédures de réservation de salles de réunion et vous donner une visibilité en temps réel de l’utilisation de votre bureau et de vos salles de conférence.
Lorsque vous automatisez la réservation de vos salles de réunion, vous pouvez :
Près de 40 % des salles de réunion réservées ne sont pas utilisées10.