Une société d’experts-conseils rationalise la réservation de ses salles de réunion et augmente la productivité de ses employés.
Le cabinet avait beaucoup de salles, mais n’avait pas de moyen simple de les réserver. Les employés devaient réserver manuellement les salles, ce qui entraînait des doubles réservations. De plus, certains réservaient des salles « juste au cas » sans toutefois les utiliser. Les employés étaient contrariés et voulaient savoir pourquoi ils ne pouvaient réserver de salles même s’il y en avait tant de libres.
La société d’experts-conseils a collaboré avec un partenaire pour identifier les inefficacités au sein de ses procédures manuelles de réservation de salles. Elle a ensuite fait l’acquisition d’une solution de réservation de salles afin de bonifier l’utilisation des salles de réunion et s’est associée au fournisseur afin de mettre en place et d’intégrer efficacement la solution à son infrastructure de bureau existante. Le fournisseur a formé des parties prenantes de la société qui ont ensuite montré aux autres comment utiliser le nouveau système. Les employés utilisent maintenant le logiciel pour trouver et réserver des salles en l’espace de quelques secondes. Ils peuvent faire une réservation à partir de leur bureau, de leur appareil mobile ou des écrans d’affichage numérique situés à l’extérieur de chacune des salles de réunion. Comme le logiciel de réservation de salles s’intègre à Microsoft Outlook, les employés peuvent également planifier des réunions et réserver une salle directement à partir de leurs calendriers. Après qu’un employé a réservé une salle, le système se met à jour en temps réel. Cela permet d’éviter les cas de double réservation et améliore l’utilisation des salles de réunion. Si une réunion n’a pas lieu, le système annule automatiquement la réservation, libérant ainsi la salle pour que quelqu’un d’autre puisse l’utiliser. Le nouveau système maximise les ressources internes, réduit le mécontentement des employés et favorise les conversations collaboratives spontanées qui font avancer les projets. Les employés de la société d’experts-conseils sont maintenant plus heureux, car ils peuvent consacrer leurs réunions à résoudre les problèmes de leurs clients, plutôt que de passer du temps à chercher une salle disponible.